Bij Fit by Thomas deel je soms persoonlijke informatie. Bijvoorbeeld wanneer je contact opneemt, een intake doet of start met personal training of lifestyle coaching. Ik vind het belangrijk dat je weet wat er met die gegevens gebeurt en dat ze zorgvuldig worden behandeld.

In dit privacybeleid lees je welke persoonsgegevens Fit by Thomas verwerkt, waarom dat gebeurt, hoe lang gegevens worden bewaard en welke rechten je hebt.

Fit by Thomas houdt zich daarbij aan de geldende privacywetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Dit betekent onder andere dat ik:

• alleen gegevens verzamel die nodig zijn voor mijn dienstverlening;
• duidelijk ben over waarvoor ik jouw gegevens gebruik;
• zorgvuldig omga met persoonlijke en gezondheidsgegevens;
• jouw gegevens niet zomaar met anderen deel;
• passende maatregelen neem om jouw gegevens te beveiligen;
• jouw rechten rondom privacy respecteer.

Wie is verantwoordelijk?

Fit by Thomas is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.

Fit by Thomas
Thomas Eickhoff
KvK-nummer: 84537868
E-mail: info@fitbythomas.nl
Telefoon: 06 5311 1383

Heb je vragen over jouw persoonsgegevens of dit privacybeleid? Dan kun je via bovenstaande gegevens contact opnemen.

Welke persoonsgegevens verwerkt Fit by Thomas?

Welke gegevens ik van je verwerk, hangt af van het contact dat je met Fit by Thomas hebt.

Contact, aanvragen en kennismaking

Neem je contact op via de website, e-mail, telefoon, WhatsApp, Instagram of een ander kanaal? Dan gebruik ik jouw gegevens om je vraag te beantwoorden, contact met je op te nemen en te kijken of mijn begeleiding bij je past.

Grondslag: toestemming, gerechtvaardigd belang of het nemen van stappen voorafgaand aan een overeenkomst.

Het kan gaan om:

• naam;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• informatie die je zelf met mij deelt;
• jouw doelen en wensen;
• voorkeur voor training op een vaste locatie, op jouw locatie of online.

Bewaartermijn:
Gegevens van geïnteresseerden worden in principe maximaal 13 maanden na het laatste inhoudelijke contact bewaard, tenzij er daarna een klantrelatie ontstaat of er een andere geldige reden is om gegevens langer te bewaren.

Klanten en deelnemers

Start je met personal training, lifestyle coaching of een combinatie daarvan? Dan heb ik bepaalde gegevens nodig om de begeleiding uit te voeren en contact met je te onderhouden.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.

Het kan gaan om:

• naam;
• adresgegevens, indien nodig;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• geboortedatum, indien relevant;
• afspraken en trainingsmomenten;
• trainingsdoelen;
• trainingsschema's en voortgang;
• informatie over jouw leefstijl die relevant is voor de coaching;
• correspondentie over jouw begeleiding;
• betaal- en factuurgegevens.

Deze gegevens gebruik ik alleen voor het uitvoeren en verbeteren van jouw begeleiding, het plannen van afspraken, communicatie en de bijbehorende administratie.

Gezondheidsgegevens

Goede begeleiding begint bij weten wat jouw lichaam aankan. Daarom kan het nodig zijn dat je tijdens een intake of begeleiding informatie met mij deelt over bijvoorbeeld:

• blessures of lichamelijke beperkingen;
• eerdere operaties of medische ingrepen;
• aandoeningen die invloed kunnen hebben op het trainen;
• medicatie, wanneer dit relevant is voor veilig trainen;
• pijnklachten;
• herstel of revalidatie;
• andere informatie over jouw gezondheid die belangrijk is voor de begeleiding.

Gezondheidsgegevens zijn extra gevoelige persoonsgegevens. Ik vraag daarom alleen naar informatie die daadwerkelijk relevant is voor jouw training of coaching en leg niet meer vast dan nodig.

Grondslag: voor het verwerken van gezondheidsgegevens vraag ik waar nodig jouw uitdrukkelijke toestemming.

Fit by Thomas is geen medische zorgverlener en houdt geen medisch dossier bij. Medische diagnoses en behandelingen blijven de verantwoordelijkheid van jouw arts of andere behandelaar.

Herstel je van een medische ingreep, aandoening of blessure? Dan kan ik je vragen eerst toestemming of advies van jouw behandelaar te krijgen voordat we starten of de training aanpassen.

Wil je dat ik rechtstreeks overleg met bijvoorbeeld jouw fysiotherapeut, arts of andere behandelaar? Dan doe ik dat alleen met jouw toestemming.

Bewaartermijn:
Gezondheidsgegevens worden alleen bewaard zolang ze nodig zijn voor jouw begeleiding. Na beëindiging van de begeleiding worden deze gegevens in principe verwijderd zodra ze niet meer noodzakelijk zijn, en uiterlijk binnen 2 jaar, tenzij er een geldige reden bestaat om ze langer te bewaren.

Je kunt jouw toestemming voor het verwerken van gezondheidsgegevens altijd intrekken. Dit kan betekenen dat bepaalde begeleiding niet meer op een verantwoorde manier kan worden uitgevoerd.

Trainings- en coachingsgegevens

Tijdens een traject kunnen we jouw voortgang bijhouden. Bijvoorbeeld om te beoordelen of een trainingsschema moet worden aangepast of om samen te kijken hoe jouw gewoontes, beweging, slaap, herstel en planning zich ontwikkelen.

Het kan gaan om:

• trainingsschema's;
• uitgevoerde oefeningen;
• gebruikte gewichten of trainingsintensiteit;
• doelen en voortgang;
• lichaamsgewicht of lichaamsmetingen, wanneer jij ervoor kiest deze bij te houden;
• informatie over beweging, slaap, herstel en dagelijkse gewoontes;
• coachingsnotities die relevant zijn voor jouw traject.

Ik gebruik deze informatie uitsluitend voor jouw persoonlijke begeleiding.

Bewaartermijn:
Gedurende jouw traject en in principe maximaal 2 jaar nadat de begeleiding is beëindigd, tenzij de gegevens eerder niet meer nodig zijn of jij om verwijdering vraagt en er geen wettelijke reden is om ze te bewaren.

Betalingen en administratie

Voor facturatie, betalingen en mijn financiële administratie verwerk ik gegevens die daarvoor nodig zijn.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichting.

Het kan gaan om:

• naam;
• adresgegevens;
• factuurgegevens;
• betaalgegevens;
• bankrekeningnummer, indien van toepassing;
• informatie over afgenomen diensten en betalingen.

Bewaartermijn:
Gegevens die onderdeel zijn van de financiële administratie worden in principe 7 jaar bewaard vanwege de wettelijke fiscale bewaarplicht.

Reviews, ervaringen, foto's en video's

Soms deel ik ervaringen van klanten, bijvoorbeeld op de website of social media.

Een review, foto of video waarop jij herkenbaar bent, wordt alleen voor promotionele doeleinden gebruikt als daarvoor toestemming is gegeven wanneer dit wettelijk vereist is.

Je kunt toestemming voor toekomstig gebruik altijd intrekken door contact met mij op te nemen.

Wanneer je zelf een openbare review plaatst via bijvoorbeeld Google of een ander platform, gelden daarnaast de privacyvoorwaarden van dat platform.

E-mail en andere berichten

Als je klant bent, kan ik je berichten sturen die nodig zijn voor jouw begeleiding. Denk aan afspraken, wijzigingen, praktische informatie of informatie over jouw traject.

Voor commerciële e-mails of andere marketingcommunicatie vraag ik toestemming wanneer dat wettelijk nodig is.

Wil je bepaalde marketingberichten niet meer ontvangen? Dan kun je je hiervoor altijd afmelden.

Website en cookies

Bij het bezoeken van de website kunnen technische gegevens worden verwerkt, zoals jouw IP-adres, type apparaat, browser en informatie over het gebruik van de website.

De website kan gebruikmaken van functionele en analytische cookies om de website goed te laten werken en inzicht te krijgen in het gebruik ervan.

Als cookies of vergelijkbare technieken worden gebruikt waarvoor vooraf toestemming nodig is, wordt deze toestemming via de website gevraagd.

Meer informatie over de cookies die daadwerkelijk op de website worden gebruikt, kan worden opgenomen in een afzonderlijk cookiebeleid of in de cookie-instellingen van de website.

Delen van persoonsgegevens met andere partijen

Fit by Thomas verkoopt jouw persoonsgegevens nooit aan andere partijen.

Soms zijn andere partijen nodig om mijn dienstverlening uit te voeren. Denk bijvoorbeeld aan:

• website- en hostingproviders;
• e-maildiensten;
• software voor administratie en facturatie;
• boekhouding;
• betaalproviders;
• plannings- of afsprakensoftware;
• cloudopslag;
• software voor online coaching of videobellen;
• leveranciers van websiteformulieren of andere digitale diensten.

Deze partijen mogen persoonsgegevens alleen verwerken voor het afgesproken doel. Waar dat nodig is, worden afspraken gemaakt over de veilige verwerking van persoonsgegevens.

Daarnaast kan ik gegevens delen wanneer ik daar wettelijk toe verplicht ben.

Als een leverancier persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, wordt erop gelet dat hiervoor een geldige wettelijke basis en passende bescherming aanwezig zijn.

Beveiliging

Ik neem passende maatregelen om jouw persoonsgegevens zo goed mogelijk te beschermen tegen verlies, misbruik, ongewenste toegang of andere vormen van onrechtmatige verwerking.

Dit betekent onder andere dat:

• accounts en systemen worden beveiligd met sterke wachtwoorden en waar mogelijk aanvullende beveiliging;
• persoonsgegevens alleen toegankelijk zijn wanneer dat nodig is;
• apparaten en online systemen worden beveiligd;
• vertrouwelijke informatie niet zomaar met anderen wordt gedeeld;
• gebruikte software en systemen zoveel mogelijk up-to-date worden gehouden.

Geen enkele digitale omgeving is volledig zonder risico. Mocht zich ondanks de genomen maatregelen een beveiligingsincident voordoen, dan handel ik volgens de daarvoor geldende wettelijke regels.

Minderjarigen

Fit by Thomas verwerkt niet bewust persoonsgegevens van minderjarigen zonder dat hiervoor, waar nodig, toestemming is gegeven door een ouder of wettelijk vertegenwoordiger.

Neem je als ouder of verzorger contact op voor begeleiding van een minderjarige? Dan kunnen ook jouw contactgegevens worden verwerkt.

Jouw privacyrechten

Je hebt verschillende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens.

Je kunt mij onder andere vragen om:

• te laten zien welke persoonsgegevens ik van je heb;
• onjuiste of onvolledige gegevens aan te passen;
• persoonsgegevens te verwijderen;
• de verwerking van bepaalde gegevens te beperken;
• bezwaar te maken tegen bepaalde vormen van verwerking;
• jouw gegevens over te dragen;
• toestemming die je eerder hebt gegeven weer in te trekken.

Niet ieder recht kan in iedere situatie volledig worden uitgevoerd. Soms moet ik bepaalde gegevens bijvoorbeeld bewaren vanwege een wettelijke verplichting.

Wil je gebruikmaken van één van deze rechten? Stuur dan een e-mail naar info@fitbythomas.nl.

Om te voorkomen dat gegevens bij de verkeerde persoon terechtkomen, kan ik je vragen om aanvullende informatie waarmee ik jouw identiteit kan controleren.

Vragen of klachten

Heb je een vraag over dit privacybeleid of over de manier waarop ik met jouw gegevens omga? Neem dan gerust contact met mij op. Ik probeer het graag rechtstreeks met je op te lossen.

Ben je niet tevreden over de manier waarop jouw persoonsgegevens worden verwerkt? Dan heb je ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen in dit privacybeleid

De dienstverlening van Fit by Thomas en de manier waarop persoonsgegevens worden verwerkt kunnen veranderen. Daarom kan dit privacybeleid van tijd tot tijd worden aangepast.

De meest actuele versie staat altijd op de website.

Contactgegevens

Fit by Thomas
Thomas Eickhoff
KvK-nummer: 84537868
E-mail: info@fitbythomas.nl
Telefoon: 06 5311 1383